Bescherming van persoonlijke gegevens

Met de inwerkingtreding van de EU-verordening nr. 679/2016, “betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG” (hierna “verordening” of “GDPR”), is het bedrijf dat in het briefhoofd van het cognossement wordt vermeld, als verantwoordelijke voor de verwerking, verplicht om informatie te verstrekken over de methoden en doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. De onderstaande tabel geeft een korte samenvatting van de inhoud van de informatie die vervolgens wordt verstrekt.

Gegevensbeheerder Het bedrijf gaf op het briefhoofd van de vrachtbrief het volgende aan
Doeleinden Sluiting, beheer en uitvoering van contracten voor goederentransport
Wettelijke basis Nakoming van het contract en wettelijke verplichtingen
Gegevensoverdracht Mogelijk, indien er adequate garanties bestaan om de rechten van de betrokkene te waarborgen
Rechten van de betrokkene a. om toegang te krijgen tot persoonlijke gegevens;
b. gegevens te laten rectificeren of wissen of de verwerking ervan te beperken;
c. bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens;
d. de overdraagbaarheid van dergelijke gegevens te verkrijgen;
e. een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (bijv. de Gegevensbeschermingsautoriteit); deze rechten kunnen worden uitgeoefend door te schrijven naar: [email protected]

De verantwoordelijke voor de verwerking heeft een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) aangewezen, die specialistische kennis heeft van wetgeving en standaardpraktijken op het gebied van gegevensbescherming en daarom gekwalificeerd is om de taken uit te voeren zoals bedoeld in artikel 39 van EU-verordening nr. 679/2016.

1. Onderwerp van de verwerking

Hierbij informeren wij u, in overeenstemming met Art. 13 GDPR, dat de identificerende, niet-gevoelige persoonsgegevens (d.w.z. naam, achternaam, fiscaal ID, BTW-nummer, e-mail, telefoonnummer, enz.) die door u aan dit bedrijf zijn verstrekt, of anderszins door dit bedrijf zijn verkregen in overeenstemming met de huidige wettelijke en contractuele bepalingen - met betrekking tot, gerelateerd aan en/of instrumenteel voor het vrachtvervoercontract - onderworpen kunnen zijn aan verwerking in overeenstemming met de bovengenoemde wetgeving en vereisten van vertrouwelijkheid.

De verwerkingsactiviteiten betreffen:

  • persoonlijke en contactgegevens van verzenders, geadresseerden en kennisgevers, klanten, factuurbetalers.

2. Doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd (Art. 24 letters a, b, c Wet Bescherming Persoonsgegevens en Art. 6 letter b, en GDPR)

Dergelijke gegevens worden verwerkt voor doeleinden die verband houden met de wederzijdse verplichtingen die voortvloeien uit de vrachtvervoersovereenkomst die met u van kracht is. In het bijzonder worden de gegevens verwerkt:

  1. om offerteaanvragen te beheren;
  2. voor het sluiten, beheren en uitvoeren van de operaties in verband met het vrachtvervoerscontract;
  3. om logistieke informatie over de reis te versturen (bijv. vertragingen, vertrekkade, enz.);
  4. voor de overdracht van uw gegevens aan scheepvaartagentschappen, terminals en havenautoriteiten, gerechtelijke instanties en politiediensten;
  5. voor de extractie van statistische informatie in anonieme vorm.

3. Gegevensverwerkingsmethoden (Art. 4 Wet bescherming persoonsgegevens en Art. 5 GDPR)

Wij informeren u ook dat de persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben zullen worden verwerkt, inclusief met behulp van elektronische middelen, in overeenstemming met de methoden die worden aangegeven in de GDPR, die onder andere bepaalt dat de gegevens:

  • verwerkt volgens de principes van rechtmatigheid, transparantie en eerlijkheid;
  • verzameld en geregistreerd voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden (“doelbinding”);
  • adequaat, relevant en beperkt tot wat noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (‘gegevensminimalisatie’);
  • nauwkeurig en actueel zijn (“nauwkeurigheid”);
  • niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt (“bewaarbeperking”);
  • verwerkt met gebruikmaking van instrumenten die de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens waarborgen, met inbegrip van bescherming tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen verlies, vernietiging of beschadiging, of tegen onopzettelijke beschadiging (‘integriteit en vertrouwelijkheid’).

Persoonlijke gegevens worden opgeslagen zoals weergegeven in de onderstaande tabel.

Gegevens Opslagtijden Doel van opslag
  • Naam
  • Achternaam
  • Belastingcode
  • BTW-nummer
  • Adres van verblijfplaats
  • Nummerplaat voertuig
  • Merk en model voertuig
  • Telefoonnummer
  • E-mail
 10 jaar vanaf einde transport Voor boekhoudkundige doeleinden en om eventuele geschillen tegen het bedrijf aan te vechten

4. Wettelijke basis

De rechtsgrondslag van de hierboven opgesomde verwerking van punt 1 tot punt 3 van paragraaf 2 “Doel waarvoor de gegevens worden verwerkt” ligt in het nakomen van contractuele verplichtingen, precontractuele maatregelen en de wet om het vrachtvervoerscontract te beheren.

Met betrekking tot punt 4 van lid 2 “Doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd”, dit valt binnen de reikwijdte van de verplichtingen van de verantwoordelijke voor de verwerking in termen van de wet en het algemeen belang van de bescherming van de veiligheid van de haven.

5. Gegevensoverdracht

Houd er rekening mee dat uw gegevens kunnen worden bekendgemaakt, evenals aan andere bedrijven die behoren tot de Grimaldi Groep, ook aan entiteiten die zijn gevestigd in derde landen, zelfs buiten het grondgebied van de Europese Unie, onder voorbehoud van naleving van specifieke procedures.

Met betrekking tot EU-landen kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan havenautoriteiten, gerechtelijke instanties en politiediensten, scheepvaartagenten en terminals in de hele EU. Met betrekking tot landen buiten de EU kunnen gegevens worden doorgegeven aan de hierboven vermelde ontvangers die actief zijn in:

Groot-Brittannië, Zwitserland, Rusland, Tunesië, Algerije, Marokko, Libië, Egypte Turkije, Israël, Syrië, Libanon, Senegal, Benin, Nigeria, Ghana, Ivoorkust, Gambia, Guinee, Sierra Leone, Liberia, Togo, Kameroen, Gabon, Congo, Angola, Burkina Faso, Mauritanië, Equatoriaal-Guinea, Centraal-Afrikaanse Republiek, Tsjaad, Madagaskar, Saoedi-Arabië, Verenigde Arabische Emiraten, Abu-Dhabi, Qatar, Zuid-Korea, Japan, Verenigde Staten, Canada, Mexico, Brazilië, Uruguay, Argentinië, Paraguay.

In het geval van noodlandingen kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan andere landen dan de hierboven genoemde.

Meer in het bijzonder kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan scheepvaartagentschappen voor zover deze optreden als vertegenwoordiger van de scheepseigenaar bij het doorgeven van gegevens aan de bevoegde autoriteiten (bijv. havenautoriteiten, financiële politie en douane).

Daarnaast kan het bedrijf gegevens rechtstreeks bekendmaken aan de opgegeven autoriteiten. Aan de andere kant is de terminal verplicht om specifieke controles uit te voeren op objecten die aan of van boord gaan.

Met betrekking tot doorgiften die kunnen plaatsvinden in landen als Israël, Uruguay, Argentinië, de VS en Canada, heeft de Europese Commissie bepaald dat de doorgifte legitiem moet zijn door middel van een specifiek besluit van gepastheid in overeenstemming met artikel 25, lid 6 van Richtlijn 95/46/EG.

In andere landen echter, waar de GDPR van toepassing is, zal de overdracht van gegevens worden geregeld in overeenstemming met de principes die door de Verordening zijn vastgesteld in de contractuele relaties die door het Bedrijf worden uitgevoerd en die in het briefhoofd van de vrachtbrief worden vermeld.

6. Openbaarmaking van gegevens

Houd er ook rekening mee dat deze verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot, verbonden met en/of instrumenteel voor het vrachtvervoerscontract toegang tot deze gegevens kan inhouden door:

  1. overheidsinstanties;
  2. gerechtelijke autoriteiten en politiediensten;
  3. ticketbureaus, terminals en scheepvaartagentschappen voor de organisatie van inscheping/ontscheping;
  4. advocatenkantoren, mochten er geschillen ontstaan;
  5. verzekeringsmaatschappijen;
  6. deskundigen in het geval van een claim;
  7. bedrijven, inclusief bedrijven van de Grimaldi Groep die andere essentiële diensten leveren aan de vrachtvervoersbedrijven, zoals onderhoud, reparatie en assistentie langs de weg, het hosten van websystemen en -sites, e-maildiensten, auditdiensten en gegevensanalyse.

Het kan ook nodig zijn dat u - op basis van wetgeving, gerechtelijke procedures, geschillen en/of verzoeken van openbare of overheidsinstanties binnen of buiten het land waar u verblijft, om redenen van nationale veiligheid of andere zaken van openbaar belang - uw persoonsgegevens bekendmaakt. Waar dit wettelijk mogelijk is, zullen wij u voorafgaand aan een dergelijke openbaarmaking informeren. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook openbaar maken als we te goeder trouw vaststellen dat deze openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om onze rechten af te dwingen en te beschermen en beschikbare rechtsmiddelen te activeren.

7. Rechten van de betrokkene (Art. 7 Wet Bescherming Persoonsgegevens en Art. 15 - 21 GDPR)

Tot slot informeren wij u dat de betrokkene te allen tijde zijn rechten kan uitoefenen:

  • a) toegang tot persoonsgegevens, waarbij wordt vereist dat deze gegevens in begrijpelijke vorm aan u ter beschikking worden gesteld, evenals de doeleinden van de verwerking (oud art. 15);
  • b) om rectificatie (voormalig artikel 16) of wissing (voormalig artikel 17) van deze gegevens of beperking van de verwerking (voormalig artikel 18) te verkrijgen;
  • c) op gegevensoverdraagbaarheid (conform art. 20);
  • d) bezwaar te maken tegen gegevensverwerking (conform art. 21);
  • e) een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

De bovenstaande rechten kunnen worden uitgeoefend door een verzoek per e-mail te sturen naar [email protected]

Houd er in dit verband ook rekening mee dat de functionaris voor gegevensbescherming die door het bedrijf is aangesteld, per e-mail kan worden gecontacteerd op [email protected]

8. Aard van de gegevensverstrekking en gevolgen van een mogelijk verzuim om de gegevens openbaar te maken

Het verstrekken van gegevens is noodzakelijk om onze contractuele en precontractuele verplichtingen correct te kunnen nakomen; als deze gegevens niet worden verstrekt, kan het door u aangevraagde vrachtvervoerscontract niet worden opgesteld en kan niet worden voldaan aan de wettelijke verplichtingen en de verplichtingen die voortvloeien uit het algemeen belang van de bescherming van de veiligheid in havens.